Politique sur les conflits d’intérêts pour l’aide financière fédérale

1.0 Objectif

La présente Politique met en œuvre la Politique intérimaire sur les conflits d’intérêts du ministère de l’Énergie (DOE) pour l’aide financière, FAL 2022-02 daté du 20 décembre 2021 (« Politique de COI provisoire du DOE »), établir des normes qui fournissent une attente raisonnable que la conception, conduite, et la production de rapports sur les projets financés en tout ou en partie en vertu des attributions d’aide financière du DOE (p. ex., une subvention, entente coopérative, ou l’entente d’investissement technologique) sera exempte de préjugés résultant de conflits d’intérêts financiers ou organisationnels.

2.0 Rétroaction

La rétroaction est un élément essentiel de l’amélioration continue. Pour nous faire part de vos commentaires sur cette politique, veuillez envoyer un courriel à Adam Balfour à l’adresse BalfourAdam@bfusa.com.

3.0 Applicabilité

La présente Politique est une politique d’entreprise qui s’applique à tous les employés, quel que soit leur service, leur poste ou leur rôle, lorsque Bridgestone Americas Tire Operations (« BDO ») demande ou reçoit une récompense d’aide financière du DOE, ainsi que les sous-bénéficiaires de BATO. Les employés tenus de déclarer des intérêts financiers importants se limitent aux Chercheurs, tel que ce terme est défini dans la présente politique. La présente Politique et la Politique de COI provisoire du DOE ne s’appliquent pas aux demandes de l’Office of Indian Energy et de la Phase I Small Business Innovation Research (SBIR)/STTR (Small Business Technology Transfer) et aux récompenses d’aide financière.

4.0 Définitions

Les définitions des termes utilisés dans la présente politique figurent à l’annexe A.

5.0 Conflits d’intérêts financiers du chercheur (FCOI)

5.1 Aperçu des exigences de la politique BATO

BATO maintiendra la présente Politique sur les conflits d’intérêts financiers qui est conforme à la Politique sur les conflits d’intérêts intérimaires du DOE et rendra cette politique disponible sur un site Web accessible au public.

Chaque enquêteur est informé de la politique de BATO, des responsabilités du Chercheur concernant la divulgation d’intérêts financiers importants et de la politique intérimaire de COI du DOE; et BATO exige que chaque enquêteur suive une formation à ce sujet avant de s’engager dans des projets liés à toute récompense d’aide financière du DOE et au moins tous les quatre ans, et immédiatement lorsque l’une des circonstances suivantes s’applique :

(1) BATO révise la présente Politique ou les procédures connexes d’une manière qui affecte les exigences des Chercheur;

(2) Un chercheur est nouveau dans BATO; ou

(3) BATO constate qu’un enquêteur n’est pas conforme à la présente Politique ou à un plan de gestion connexe.

Si BATO effectue l’attribution du DOE par l’entremise d’un ou de plusieurs sous-bénéficiaires ou avec l’aide de ceux-ci, BATO doit prendre des mesures raisonnables pour s’assurer que chaque enquêteur du sous-bénéficiaire se conforme à la présente Politique en :

(1) Incorporer dans le cadre d’une entente écrite avec les conditions du sous-bénéficiaire qui établissent si la politique sur les conflits d’intérêts financiers de BATO ou de celle du sous-bénéficiaire s’appliquera aux enquêteurs du sous-bénéficiaire.

a. Si les enquêteurs du sous-bénéficiaire doivent se conformer à la politique sur les conflits d’intérêts financiers du sous-bénéficiaire, le sous-bénéficiaire doit certifier, dans le cadre de l’entente mentionnée ci-dessus, que sa politique est conforme à la présente politique sur les conflits d’intérêts provisoires du DOE et le sous-bénéficiaire doit rendre cette politique disponible par l’intermédiaire d’un site Web accessible au public. Si le sous-bénéficiaire n’a pas de présence actuelle sur un site Web accessible au public (et seulement dans ces cas), le sous-bénéficiaire doit mettre sa politique écrite à la disposition de tout demandeur dans les cinq jours ouvrables suivant une demande. Si le sous-bénéficiaire ne peut pas fournir une telle attestation, l’entente stipule que les enquêteurs du sous-bénéficiaire sont assujettis à la politique sur les conflits d’intérêts financiers de BATO pour la divulgation des conflits d’intérêts financiers;

b. De plus, si les enquêteurs du sous-bénéficiaire doivent se conformer à la politique sur les conflits d’intérêts financiers du sous-bénéficiaire, l’entente mentionnée ci-dessus doit préciser la ou les période(s) pendant laquelle le sous-bénéficiaire doit signaler tous les conflits d’intérêts financiers identifiés à BATO. Cette ou ces périodes devront être suffisantes pour permettre à BATO de transmettre en temps opportun les rapports sur les conflits d’intérêts financiers (CIF), au besoin, au DOE, conformément à la présente Politique provisoire du DOE sur les conflits d’intérêts;

c. Par ailleurs, si les enquêteurs du sous-bénéficiaire doivent se conformer à la politique de BATO en matière de conflits d’intérêts financiers, l’entente mentionnée ci-dessus doit préciser la ou les période(s) pendant laquelle le sous-bénéficiaire doit soumettre toutes les divulgations par l’enquêteur d’intérêts financiers importants à BATO. Cette ou ces période(s) seront suffisantes pour permettre à BATO de se conformer en temps opportun à ses obligations d’examen, de gestion et de déclaration en vertu de la présente Politique sur les COI provisoire du DOE.

(2) Fournir au Bureau du programme du DOE des rapports sur tous les conflits d’intérêts financiers de tous les enquêteurs sous-bénéficiaires conformément à la présente Politique, c.-à-d. avant la dépense des fonds et dans les soixante jours suivant tout FCOI identifiée par la suite.

BATO désigne l’équipe de conformité d’entreprise du service juridique comme son ou ses fonctionnaire(s) pour solliciter et examiner les divulgations d’intérêts financiers importants de chaque enquêteur qui prévoit participer ou participe au projet financé en vertu d’une récompense du DOE, y compris les divulgations des enquêteurs sous-receveurs. BATO, par l’entremise de la mise à disposition de la Politique sur les conflits d’intérêts intérimaires du DOE à son ou ses fonctionnaire(s) désignés, fournit des directives pour ce fonctionnaire afin de déterminer si l’intérêt financier important d’un enquêteur est lié à un projet financé en vertu d’une attribution du DOE et, le cas échéant, si l’intérêt financier important est un conflit d’intérêts financier.

5.2 Divulgations du chercheur

Chaque Chercheur qui prévoit participer au prix DOE doit divulguer à l’équipe de conformité d’entreprise de BATO du service juridique les intérêts financiers importants du Chercheur (et ceux de son conjoint et de ses enfants à charge). Un formulaire de divulgation des déplacements parrainés et de l’IFS, essentiellement similaire au modèle initial joint à la présente Politique, sera fourni à tous les employés admissibles en tant qu’enquêteur conformément aux conditions d’un FOA ou d’une récompense. Si BATO cherche à ajouter un Enquêteur après le moment de la demande, l’Enquêteur est tenu de faire ces divulgations avant de participer à un projet financé en vertu d’une récompense du DOE.

Chaque Chercheur qui participe à l’attribution du DOE doit soumettre une divulgation mise à jour des intérêts financiers importants au moins une fois par an, conformément à la période spécifique prescrite par le représentant désigné de BATO, pendant la période de l’attribution. Cette divulgation doit inclure toute information qui n’a pas été divulguée initialement ou dans une divulgation ultérieure d’intérêts financiers importants (p. ex., tout conflit d’intérêts financier identifié sur une attribution du DOE qui a été transféré d’une autre entité non fédérale) et doit inclure des informations mises à jour concernant tout intérêt financier important précédemment divulgué (p. ex., la valeur actualisée d’une participation antérieurement divulguée).

Chaque Chercheur qui participe à l’attribution du DOE doit soumettre une divulgation mise à jour des intérêts financiers importants dans les trente jours suivant la découverte ou l’acquisition (p. ex., par l’achat, le mariage ou l’héritage) d’un nouvel intérêt financier important.

Chaque divulgation et divulgation mise à jour doit être signée et datée par le chercheur et inclure une déclaration de certification indiquant :

« Je comprends que cette divulgation est requise pour obtenir un financement du gouvernement américain. Je, [Nom complet et titre], certifie qu’à ma connaissance, les renseignements contenus dans la présente Déclaration sont véridiques, complets et exacts. Je comprends que toute information fausse, fictive ou frauduleuse, toute fausse déclaration, toute demi-vérité ou toute omission de tout fait important peut m’exposer à des sanctions pénales, civiles ou administratives pour fraude, fausses déclarations, fausses réclamations ou autre. (18 U.S.C. §§1001 et 287, et 31 U.S.C. §§3729 -3730 et 3801-3812). Je comprends et conviens également que (1) les déclarations et représentations faites aux présentes sont importantes pour la décision de financement du gouvernement américain, et (2) j’ai la responsabilité de mettre à jour les divulgations pendant la période d’exécution de la prime si les circonstances changent, ce qui a une incidence sur les réponses fournies ci-dessus. »

BATO peut impliquer le chercheur dans la décision du ou des fonctionnaires désignés de déterminer si un intérêt financier important est lié au projet financé en vertu de la récompense du DOE. Le non-respect des exigences de divulgation, ou la fausse déclaration volontaire dans de telles divulgations, peut exposer un enquêteur à des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement. De plus, les enquêteurs doivent être conscients que toute information fausse, fictive ou frauduleuse, ou l’omission de tout fait important, sur une divulgation, un rapport ou tout autre dossier requis en vertu de la Politique sur les conflits d’intérêts provisoires du DOE peut faire l’objet de sanctions pénales, civiles ou administratives en cas de fraude, de fausses déclarations, de fausses réclamations ou autrement. (Titre 18 du Code américain, sections 287 et 1001; et Titre 31, 3729-3730 et 3801-3812).

5.3 Gestion et production de rapports

Aperçu

L’intérêt financier important d’un enquêteur est lié à un projet financé en vertu d’une attribution du DOE lorsque BATO, par l’intermédiaire de son ou ses fonctionnaires désignés, détermine raisonnablement que l’intérêt financier important pourrait être affecté par le projet, pourrait affecter le projet, se trouve dans une entité dont l’intérêt financier pourrait affecter le projet ou se trouve dans une entité dont l’intérêt financier pourrait être affecté par le projet. BATO peut impliquer le chercheur dans la décision du ou des fonctionnaires désignés de déterminer si un intérêt financier important est lié au projet financé en vertu de la récompense du DOE. Un conflit d’intérêts financier existe lorsque BATO, par l’intermédiaire de son ou ses fonctionnaires désignés, détermine raisonnablement que l’intérêt financier important pourrait affecter directement et de manière significative l’objectif, la conception, la conduite ou la déclaration du projet financé en vertu d’une récompense du DOE.

BATO prendra les mesures nécessaires pour gérer les conflits d’intérêts financiers, y compris tout conflit financier d’un enquêteur du sous-bénéficiaire. La gestion d’un conflit d’intérêts financier identifié nécessite l’élaboration et la mise en œuvre d’un plan de gestion et, au besoin, un examen rétrospectif et un rapport d’atténuation.

BATO conservera des dossiers relatifs à toutes les divulgations d’intérêts financiers par les enquêteurs et à l’examen et à la réponse de BATO à ces divulgations (qu’une divulgation ait entraîné ou non la détermination par BATO d’un conflit d’intérêts financier) et à toutes les actions en vertu de la présente Politique pour la période spécifiée dans le 2 CFR §200.334 ou, le cas échéant, à d’autres dates spécifiées dans les conditions d’attribution individuelles.

La présente Politique établit des mécanismes d’application adéquats et prévoit des sanctions pour les employés ou d’autres mesures administratives pour assurer la conformité du Chercheur, le cas échéant.

BATO certifiera, avant l’attribution, qu’elle :

(1) dispose en vigueur d’un processus administratif à jour, écrit et appliqué pour identifier et gérer les conflits d’intérêts à l’égard de tous les projets pour lesquels un financement d’aide financière est demandé ou reçu du DOE;

(2) doit promouvoir et faire respecter les exigences de la présente Politique par le Chercheur, y compris celles relatives à la divulgation d’intérêts financiers importants;

(3) doit gérer les conflits d’intérêts financiers et fournit des rapports initiaux et continus sur les FCOI au DOE conformément à la présente Politique;

(4) accepte de mettre rapidement à la disposition du ministère de l’Environnement, sur demande, les renseignements relatifs à toute divulgation d’intérêts financiers par l’Enquêteur et à l’examen par l’entité non fédérale de cette divulgation et à sa réponse, que la divulgation ait entraîné ou non la détermination par l’entité non fédérale d’un conflit d’intérêts financier; et

(5) doit se conformer entièrement aux exigences de la présente Politique.

Procédures

(a) Gestion des conflits d’intérêts financiers.

(1) Avant que BATO ne dépense des fonds en vertu d’une attribution du DOE, le ou les fonctionnaire(s) désignés de BATO doit : conformément à la section IV(f) : examiner toutes les divulgations de l’enquêteur concernant des intérêts financiers importants; déterminer si l’une ou l’autre des divulgations concerne le projet financé en vertu de l’attribution du DOE; déterminer s’il existe un conflit d’intérêts financier; et, si oui, élaborer et mettre en œuvre un plan de gestion qui précisera les actions qui ont été, et doit être, pour gérer un tel conflit d’intérêts financier. Une liste non exclusive de conditions ou de restrictions, dont une ou plusieurs peuvent être imposées pour gérer un conflit d’intérêts financier, comprend :

(i) la divulgation publique du conflit d’intérêts financier (p. ex., lors de la présentation ou de la publication du projet);

(ii) Pour les projets impliquant des sujets humains, la divulgation des conflits d’intérêts financiers directement aux participants;

(iii) la nomination d’un comité indépendant de surveillance ou de surveillance capable de prendre des mesures pour protéger l’objectif, la conception, la conduite et la déclaration du projet contre les préjugés résultant du conflit d’intérêts financier;

(iv) Modification du plan de projet;

(v) changement de personnel ou de responsabilités du personnel, ou disqualification du personnel de la participation à la totalité ou à une partie du projet;

(vi) Réduction ou élimination de l’intérêt financier (p. ex., vente d’une participation); ou

(vii) Séparation de relation(s) qui créent des conflits d’intérêts financiers.

(2) Chaque fois, dans le cadre d’un projet en cours financé en vertu d’un prix du DOE, un Chercheur qui est nouveau dans le projet divulgue un intérêt financier important ou un Chercheur existant divulgue un nouvel intérêt financier important à BATO, le ou les fonctionnaire(s) désignés de BATO doit : dans les soixante jours : examiner la divulgation; déterminer s’il est lié au projet financé en vertu de la récompense du DOE; déterminer s’il existe un conflit d’intérêts financier; et, si oui, mettre en œuvre, sur une base intérimaire, un plan de gestion qui doit préciser les actions qui ont été, et sera, pour gérer un tel conflit d’intérêts financier. Selon la nature de l’intérêt financier important, BATO peut déterminer que des mesures provisoires supplémentaires sont nécessaires en ce qui concerne la participation du chercheur au projet financé en vertu de la prime du DOE entre la date de divulgation et l’achèvement de l’examen de BATO.

(3) chaque fois que BATO identifie un intérêt financier important qui n’a pas été divulgué en temps opportun par un Enquêteur ou, pour quelque raison que ce soit, n’a pas été précédemment examiné par BATO lors d’un projet en cours financé en vertu d’une récompense du DOE (p. ex., n’a pas été examiné ou signalé en temps opportun par un sous-bénéficiaire), le ou les fonctionnaire(s) désignés doivent : dans les soixante jours : examiner l’intérêt financier important; déterminer s’il est lié au projet financé en vertu d’une récompense du DOE; déterminer s’il existe un conflit d’intérêts financier; et, si oui :

(i) Mettre en œuvre, au moins sur une base provisoire, un plan de gestion qui précisera les mesures qui ont été et seront prises pour gérer ce conflit d’intérêts financier à l’avenir;

(ii) (A) De plus, chaque fois qu’un conflit d’intérêts financier n’est pas identifié ou géré en temps opportun, y compris le défaut du Chercheur de divulguer un intérêt financier important qui est déterminé par BATO comme constituant un conflit d’intérêts financier; le défaut de BATO d’examiner ou de gérer un tel conflit d’intérêts financier; ou le défaut du chercheur de se conformer à un plan de gestion des conflits d’intérêts financiers, Le représentant désigné de BATO doit : dans les 120 jours suivant la détermination de la non-conformité par BATO, effectuer un examen rétrospectif des activités du chercheur et du projet financé en vertu de la récompense du DOE afin de déterminer si une activité du projet, ou une partie de celle-ci, effectué pendant la période de non-conformité, a été biaisé dans l’objectif, conception, conduite, ou la production de rapports sur un tel projet.

(B) BATO est tenue de documenter l’examen rétrospectif; cette documentation doit inclure, sans s’y limiter, tous les éléments clés suivants :

(1) numéro de récompense du DOE;

(2) titre du projet;

(3) PI ou communiquer avec PI si un modèle PI multiple est utilisé;

(4) Nom du chercheur avec le FCOI;

(5) Nom de l’entité avec laquelle l’enquêteur a un conflit d’intérêts financier;

(6) Raison(s) de l’examen rétrospectif;

(7) méthodologie détaillée utilisée pour l’examen rétrospectif (p. ex., méthodologie du processus d’examen, composition du comité d’examen, documents examinés);

(8) les conclusions de l’examen; et

(9) Conclusions de l’examen.

(iii) En fonction des résultats de l’examen rétrospectif, le cas échéant, BATO doit mettre à jour le rapport FCOI précédemment soumis, en précisant les mesures qui seront prises pour gérer le conflit d’intérêts financier à l’avenir. Si un préjugé est découvert, BATO est tenue d’aviser rapidement le Bureau du programme du DOE et de soumettre un rapport d’atténuation au Bureau du programme du DOE. Le rapport d’atténuation doit inclure, au minimum, les éléments clés documentés dans l’examen rétrospectif ci-dessus, une description de l’impact du préjugé sur le projet, et le plan d’action ou les mesures prises par BATO pour éliminer ou atténuer l’effet du préjugé (p. ex., impact sur le projet; étendue du préjudice effectué, y compris toute donnée qualitative et quantitative à l’appui de tout préjudice réel ou futur; analyse de la possibilité de récupération du projet). Par la suite, BATO soumettra annuellement des rapports FCOI, comme indiqué ailleurs dans la présente Politique. Les bureaux du programme du DOE peuvent, par langue dans les Annonces d’occasions de financement (FOA) ou par modalité et condition de récompense, exiger des rapports plus fréquents pour les récompenses. Selon la nature du conflit d’intérêts financier, BATO peut déterminer que des mesures provisoires supplémentaires sont nécessaires en ce qui concerne la participation du Chercheur au projet financé en vertu de l’attribution du DOE entre la date à laquelle le conflit d’intérêts ou la non-conformité du Chercheur est déterminé et l’achèvement de l’examen rétrospectif de BATO.

(4) Chaque fois que BATO met en œuvre un plan de gestion en vertu de la présente Politique, BATO doit surveiller la conformité du Chercheur avec le plan de gestion sur une base continue jusqu’à l’achèvement de l’attribution du DOE.

(5) (i) Avant que BATO ne dépense des fonds en vertu d’une attribution du DOE, BATO doit assurer l’accessibilité publique, par réponse écrite à tout demandeur dans les cinq jours ouvrables suivant une demande, de l’information concernant tout intérêt financier important divulgué à BATO qui répond aux trois critères suivants :

(A) L’intérêt financier important est toujours détenu par le personnel supérieur ou clé, tel que défini dans la présente Politique.

(B) BATO a déterminé que l’intérêt financier important est lié au projet financé en vertu de la récompense du DOE; et

(ii) les renseignements que BATO met à disposition par réponse écrite à tout demandeur dans les cinq jours ouvrables suivant une demande; doit inclure : au minimum, ce qui suit : le nom du Chercheur; le titre et le rôle du Chercheur en ce qui concerne le projet; le nom de l’entité dans laquelle l’intérêt financier important est détenu; la nature de l’intérêt financier important; et la valeur approximative en dollars de l’intérêt financier important (les fourchettes en dollars sont permises : de 0 $ à 4 999 $; 5 000 $ à 9 999 $; 10 000 $ à 19 999 $; montants entre 20 000 $ à 100 000 $ par tranches de 20 000 $; montants supérieurs à 100 000 $ par tranches de 50 000 $,), ou une déclaration selon laquelle l’intérêt est un intérêt dont la valeur ne peut pas être facilement déterminée par référence aux prix publics ou à d’autres mesures raisonnables de la juste valeur marchande.

(iii)(A) Si BATO utilise un site Web accessible au public aux fins de la présente sous-section, les renseignements que BATO publie doivent être mis à jour au moins une fois par an. De plus, BATO mettra à jour le site Web dans les soixante jours suivant la réception ou l’identification par BATO de renseignements concernant tout intérêt financier important supplémentaire du personnel principal/clé pour le projet financé en vertu de la récompense du DOE qui n’a pas été divulgué précédemment, ou lors de la divulgation d’un intérêt financier important de la haute direction ou du personnel clé nouvellement affecté au projet, si BATO détermine que l’intérêt financier important est lié au projet et qu’il s’agit d’un conflit d’intérêts financier. Le site Web doit noter que les renseignements fournis sont à jour à la date indiquée et sont soumis à des mises à jour, au moins une fois par an et dans les soixante jours suivant l’identification par BATO d’un nouveau conflit d’intérêts financier.

(B) Si BATO répond à des demandes écrites aux fins de la présente sous-section, BATO notera dans sa réponse écrite que les renseignements fournis sont à jour à la date de la correspondance et sont assujettis à des mises à jour, au moins une fois par an et dans les soixante jours suivant l’identification par BATO d’un nouveau conflit d’intérêts financier, qui doit être demandé par la suite par le demandeur.

(iv) Les renseignements concernant les intérêts financiers importants d’une personne assujettie au paragraphe (a)(5) du présent article demeureront disponibles, pour les réponses aux demandes écrites, pendant au moins trois ans à compter de la date de la dernière mise à jour des renseignements.

(b) Signalement des conflits d’intérêts financiers.

(1) Avant que BATO n’engage des fonds dans le cadre d’un projet financé par le DOE, le responsable désigné de BATO doit transmettre au bureau des programmes du DOE un rapport sur les conflits d’intérêts financiers (CIF) concernant tout intérêt financier important, jugé conflictuel par BATO, qui n’a pas pu être géré ou qui est ingérable. Les bureaux des programmes du DOE peuvent, par le biais des FOA ou des modalités et conditions de l’octroi de fonds, exiger que le rapport de BATO sur les CIF inclue également tout intérêt financier important jugé conflictuel par BATO et faisant l’objet d’un plan de gestion conformément à la présente Politique.

Sur demande, BATO doit fournir les rapports sur les CIF ainsi que la documentation à l’appui concernant tout intérêt financier important jugé conflictuel, que ce conflit ait été géré, atténué ou éliminé, ou non. Dans les cas où BATO identifie un conflit d’intérêts financier et l’élimine avant la dépense des fonds attribués par le DOE, BATO ne soumettra pas de rapport FCOI au bureau du programme du DOE.

(2) Pour tout intérêt financier important que BATO identifie comme étant conflictuel après le rapport initial des FCOI de BATO pendant un projet en cours financé en vertu d’une récompense du DOE (p. ex., lors de la participation d’un enquêteur qui est nouveau dans le projet), le représentant désigné de BATO doit :

(i) [Applicable lorsqu’un Bureau du programme du DOE exige que BATO n’inclue que les FCOI des enquêteurs non gérés ou non gérables dans le rapport FCOI] Fournir au DOE dans les soixante jours un rapport FCOI concernant le conflit d’intérêts financier si le représentant désigné de BATO détermine que le FCOI est ingérable. Conformément au paragraphe (a)(3)(ii) du présent article, lorsque ce rapport FCOI implique un intérêt financier important qui n’a pas été divulgué en temps opportun par un enquêteur ou, pour quelque raison que ce soit, n’a pas été précédemment examiné ou géré par BATO (p. ex., n’a pas été examiné ou signalé en temps opportun par un sous-bénéficiaire), BATO est également tenue d’effectuer un examen rétrospectif pour déterminer si un projet financé en vertu d’une attribution du DOE ou d’une partie de celui-ci effectué avant l’identification du conflit d’intérêts financier a été biaisé dans l’objectif, conception, conduite, ou la production de rapports sur un tel projet. De plus, en vertu du paragraphe (a)(3)(iii) de cette section, si un préjugé est trouvé, BATO est tenue d’aviser rapidement le Bureau du programme du DOE et de soumettre un rapport d’atténuation au Bureau du programme du DOE.

(ii) [Applicable lorsqu’un bureau du programme du DOE exige que BATO inclue tous les FCOI des chercheurs – y compris les FCOI gérés et non gérés/non gérables – dans le rapport FCOI] Fournir au DOE dans les soixante jours un rapport FCOI concernant le conflit d’intérêts financier et s’assurer que BATO a mis en œuvre un plan de gestion conformément à la présente Politique. Conformément au paragraphe (a)(3)(ii) du présent article, lorsque ce rapport FCOI implique un intérêt financier important qui n’a pas été divulgué en temps opportun par un enquêteur ou, pour quelque raison que ce soit, n’a pas été précédemment examiné ou géré par BATO (p. ex., n’a pas été examiné ou signalé en temps opportun par un sous-bénéficiaire), BATO doit également effectuer un examen rétrospectif pour déterminer si un projet financé en vertu d’une attribution du DOE, ou une partie de celle-ci, menée avant l’identification et la gestion du conflit d’intérêts financier a été biaisée dans l’objectif, conception, conduite, ou la production de rapports sur un tel projet. De plus, en vertu du paragraphe (a)(3)(iii) de cette section, si un préjugé est trouvé, BATO est tenue d’aviser rapidement le Bureau du programme du DOE et de soumettre un rapport d’atténuation au Bureau du programme du DOE.

(3) Tout rapport FCOI requis en vertu des paragraphes (b)(1) ou (b)(2) du présent article doit inclure suffisamment d’informations pour permettre au DOE de comprendre la nature et l’étendue du conflit financier et d’évaluer la pertinence du plan de gestion de BATO. Les éléments du rapport FCOI doivent inclure, sans s’y limiter, les éléments suivants :

(i) le numéro de récompense du DOE;

(ii) PI ou contacter PI si un modèle PI multiple est utilisé;

(iii) Nom du Chercheur ayant le conflit d’intérêts financier;

(iv) Nom de l’entité avec laquelle le Chercheur a un conflit d’intérêts financier;

(v) la nature de tout intérêt financier applicable (p. ex., équité, frais de consultation, remboursement des frais de déplacement, honoraires) et/ou les relations ou activités externes applicables;

(vi) la valeur de tout intérêt financier applicable (les fourchettes en dollars sont permises : 0 $ à 4 999 $; 5 000 $ à 9 999 $; 10 000 $ à 19 999 $; montants entre 20 000 $ et 100 000 $ par tranches de 20 000 $; montants supérieurs à 100 000 $ par tranches de 50 000 $) ou une déclaration selon laquelle l’intérêt est un intérêt dont la valeur ne peut pas être facilement déterminée par référence aux prix publics ou à d’autres mesures raisonnables de la juste valeur marchande;

(vii) une description de la façon dont l’intérêt financier se rapporte au projet financé en vertu d’une récompense du DOE et la base de la détermination de BATO qu’il y a un conflit avec ce projet; et

(viii) [Applicable lorsque le bureau de programme du DOE exige que BATO inclue tous les conflits d’intérêts financiers (CIF) des Chercheurs – qu’ils soient gérés ou non gérables – dans le rapport sur les CIF] Une description des éléments clés du plan de gestion de BATO, incluant :

(A) Le rôle et les principales fonctions du Chercheur en conflit dans le projet;

(B) les conditions du plan de gestion;

(D) La confirmation de l’accord du Chercheur au plan de gestion;

(E) La façon dont le plan de gestion sera surveillé pour assurer la conformité du Chercheur; et

(F) Autres renseignements au besoin.

(4) Pour tout conflit d’intérêts financier précédemment signalé par BATO en ce qui concerne un projet en cours financé en vertu d’une récompense du DOE, le représentant désigné de BATO fournira au DOE un rapport annuel FCOI qui traite de l’état du conflit d’intérêts financier et, le cas échéant, de tout changement au plan de gestion pour la durée de la récompense du DOE.

(5) En plus du rapport annuel sur les FCOI, le DOE peut exiger que BATO soumette régulièrement la totalité ou une partie des divulgations d’intérêts financiers par le Chercheur dans ces circonstances, ou d’autres circonstances :

(i) dans le cadre de la surveillance de la conformité de BATO à la présente Politique;

(ii) faillite ou autre liquidation légale;

(iii) l’acquisition de la BATO par une entité étrangère, lorsque l’« acquisition » comprend une entité étrangère obtenant une participation majoritaire dans l’entité non fédérale; ou

(iv) Tel qu’autrement énoncé dans 2 CFR §200, tel que modifié par 2 CFR §910.

6.0 Conflits d’intérêts organisationnels (OCOI)

BATO s’engage à gérer et à atténuer efficacement le potentiel de conflit d’intérêts organisationnel dans les récompenses d’aide financière du DOE. BATO doit divulguer par écrit tout conflit d’intérêts organisationnel potentiel ou réel au bureau du programme du ministère de l’Environnement. BATO doit fournir la divulgation au DOE dans une demande d’aide financière ou avant de s’engager dans un approvisionnement ou une transaction utilisant des fonds du DOE avec une société mère, une société affiliée ou une filiale. Les éléments de la divulgation comprennent, sans s’y limiter, les éléments suivants :

(i) le nom, l’adresse et le site Web (le cas échéant) de l’entité qui présente un conflit d’intérêts organisationnel potentiel ou réel;

(ii) la relation entre BATO et l’entité en question;

(iii) la nature de l’approvisionnement anticipé ou de toute autre transaction avec la société mère, la société affiliée ou la filiale; la valeur anticipée de l’approvisionnement ou de toute autre transaction; et la base de l’approvisionnement ou de toute autre transaction avec une société mère, une société affiliée ou une filiale;

(iv) la base de la décision de BATO concernant l’existence d’un conflit d’intérêts organisationnel; et

(v) Comment BATO évitera, neutralisera ou atténuera le conflit d’intérêts organisationnel.

Si les effets du conflit d’intérêts organisationnel potentiel ou réel ne peuvent pas être évités, neutralisés ou atténués, l’approvisionnement anticipé ou toute autre transaction utilisant les fonds du DOE ne peut pas être effectuée. Lorsqu’il y a un conflit d’intérêts organisationnel qui ne peut être évité, neutralisé ou atténué, BATO doit se procurer des biens et des services auprès d’autres sources lors de l’utilisation des fonds du DOE.

7.0 Recours

Si le défaut d’un Chercheur de se conformer à la politique de BATO en matière de conflits d’intérêts financiers ou à un plan de gestion semble avoir biaisé l’objectif, la conception, la conduite ou la déclaration du projet financé en vertu d’une attribution du DOE, BATO doit aviser rapidement le DOE du défaut de se conformer et des mesures correctives prises ou à prendre. De plus, à la suite du défaut d’un Chercheur de se conformer à la politique de BATO en matière de conflits d’intérêts financiers ou à un plan de gestion, BATO intégrera toute directive ou mesure recommandée du DOE sur la façon de maintenir l’objectivité dans le projet financé en vertu du DOE, par exemple, exiger que BATO applique toute mesure corrective applicable avant une attribution du DOE ou lorsque le transfert d’une attribution du DOE implique un tel enquêteur.

Si BATO omet de divulguer un conflit d’intérêts organisationnel au DOE avant de s’engager dans un approvisionnement ou une transaction utilisant des fonds du DOE avec une société mère, une société affiliée ou une filiale, BATO reconnaît que les coûts d’un tel approvisionnement ou d’une telle transaction peuvent être refusés. De plus, si le conflit d’intérêts organisationnel n’est pas évité, neutralisé ou géré, BATO reconnaît que le DOE peut déterminer que l’imposition de conditions d’attribution spécifiques en vertu des 2 CFR 200.208 et/ou 2 CFR 200.208 est nécessaire et BATO se conformera à ces actions.

Annexe A

Termes définis

Prix, prix d’aide financière ou prix fédéral signifie la même chose que la définition fournie dans 2 CFR pour le prix fédéral.

Activité contractuelle désigne un élément organisationnel qui a le pouvoir d’attribuer et d’administrer des instruments d’aide financière et de passation de marchés.

La divulgation d’intérêts financiers importants signifie la divulgation par une personne d’intérêts financiers importants à BATO.

DOE désigne le département de l’Énergie des États-Unis, la National Nuclear Security Administration (NNSA) et toute composante du DOE à laquelle l’autorité impliquée peut être déléguée.

Bureau du programme du DOE désigne l’unité organisationnelle du DOE, dirigée par un dirigeant du département qui a été nommé par le président et avec l’avis et le consentement du Sénat, qui finance et/ou gère les récompenses assujetties à la présente politique. Aux fins de la présente politique, le terme Bureau du programme du ministère de l’Environnement comprend l’organisation responsable de l’exécution des fonctions de gestion du programme, l’activité contractuelle reconnue et les éléments sur le terrain dans les domaines de la sécurité et de la santé, de l’administration, de la gestion et des aspects techniques.

Conflit d’intérêts financiers (FCOI) désigne une situation dans laquelle un Chercheur, son ou sa conjoint(e) ou ses enfants à charge ont un intérêt financier important ou une relation financière qui pourrait affecter directement et de manière significative la conception, la conduite, la production de rapports ou le financement d’un projet.

Rapport FCOI désigne le rapport de BATO d’un conflit d’intérêts financier au bureau du programme du DOE.

Intérêt financier signifie tout objet de valeur monétaire, que la valeur soit facilement vérifiable ou non.

Établissement d’enseignement supérieur signifie la même définition que celle prévue au 20 U.S.C. §1001(a).

Chercheur désigne le Chercheur principal (CP) et toute autre personne, peu importe le titre ou le poste, qui est responsable de l’objectif, de la conception, de la conduite ou de la déclaration d’un projet financé par le DOE ou proposé pour financement par le DOE. Les bureaux du programme du DOE ont le pouvoir discrétionnaire d’élargir la définition pour inclure également toute personne qui participe à l’objectif, à la conception, à la conduite ou à la déclaration d’un projet financé par le DOE ou proposé pour financement par le DOE. Une telle expansion sera précisée dans l’annonce d’occasion de financement applicable et/ou dans les conditions générales de l’octroi d’aide financière.

Les responsabilités du Chercheur en matière de BATO désignent les responsabilités professionnelles du chercheur au nom de BATO, qui peuvent inclure des activités telles que la recherche, la consultation en recherche et la pratique professionnelle.

Gérer signifie prendre des mesures pour résoudre un conflit d’intérêts financier, ce qui peut inclure l’atténuation ou l’élimination du conflit d’intérêts, pour s’assurer, dans la mesure du possible, que l’objectif, la conception, la conduite et la déclaration d’un projet seront exempts de préjugés.

Entité non fédérale désigne BATO, un État, un gouvernement local, une tribu indienne, un établissement d’enseignement supérieur, un organisme à but non lucratif ou un organisme à but lucratif qui effectue une récompense du DOE en tant que bénéficiaire ou sous-bénéficiaire.

Le ou les représentant(s) désignés de BATO désignent la ou les personnes désignées par BATO avec l’autorité et la responsabilité d’agir au nom de BATO pour assurer la conformité à la présente politique et à la Politique de CI provisoire du DOE.

Un conflit d’intérêts organisationnel désigne une situation où, en raison de relations avec une société mère, une société affiliée ou une filiale, BATO est incapable ou semble incapable d’être impartial dans la conduite d’une action d’approvisionnement impliquant une organisation liée. 2 CFR §200.318(c)(2).

Un conflit d’intérêts potentiel existe lorsqu’un observateur impartial croit raisonnablement que des intérêts passés, présents ou actuellement prévus, réels ou apparents, pourraient constituer un conflit d’intérêts avec un projet financé en vertu d’une attribution du DOE.

Chercheur principal (CP) désigne un Chercheur principal d’un projet financé en vertu d’une récompense d’aide financière du DOE; le CP est inclus dans les définitions du personnel principal/clé et du Chercheur.

Projet désigne les activités interdépendantes financées en totalité ou en partie en vertu de la récompense d’aide financière du DOE. Un projet a un point de départ et un point de fin définis avec des objectifs décrits dans une application ou dans une portée approuvée qui, une fois atteint, signifient l’achèvement et la réalisation d’un objectif spécifique, et la création d’un produit, d’un service ou d’un résultat unique. Pour les récompenses qui comprennent la part des coûts du récipiendaire dans le cadre du budget approuvé, les activités financées par cette part des coûts du récipiendaire sont incluses.

Destinataire désigne une entité, habituellement, mais sans s’y limiter, des entités non fédérales, qui reçoit une récompense fédérale directement d’une agence d’attribution fédérale. Le terme récipiendaire ne comprend pas les récipiendaires secondaires ou les personnes qui sont bénéficiaires du prix.

Personnel principal/clé désigne l’IP; toute autre personne qui influence de manière significative la conception, la conduite ou la déclaration d’un projet financé en vertu d’une récompense du DOE; et toute autre personne identifiée comme membre principal/clé du personnel par BATO dans la demande d’aide financière, le budget approuvé, le rapport d’avancement ou tout autre rapport soumis au DOE par BATO en vertu de la présente Politique.

Un intérêt financier important (SFI) signifie :

(1) Un intérêt financier constitué d’un ou de plusieurs des intérêts suivants du Chercheur (et de ceux de son conjoint et de ses enfants à charge) qui semble raisonnablement être lié aux responsabilités du chercheur en matière de BATO :

(i) En ce qui concerne toute entité cotée en bourse étrangère ou nationale, un intérêt financier important existe si la valeur de toute rémunération reçue de l’entité au cours des douze mois précédant la divulgation et la valeur de toute participation dans l’entité à la date de divulgation, lorsqu’elle est agrégée, dépasse 5 000 $. Aux fins de la présente définition, la rémunération comprend le salaire et tout paiement pour des services qui ne sont pas autrement identifiés comme étant un salaire (p. ex., honoraires de consultation, honoraires, auteur payé); la participation comprend toute action, option d’achat d’actions ou autre participation, comme déterminé par référence aux prix publics ou à d’autres mesures raisonnables de la juste valeur marchande;

(ii) En ce qui concerne toute entité étrangère ou nationale non cotée en bourse, un intérêt financier important existe si la valeur de toute rémunération, non autrement divulgué comme étant à jour, en attente, ou autre soutien, reçu de l’entité au cours des douze mois précédant la divulgation, lorsqu’ils sont regroupés, dépasse 5 000 $, ou lorsque le Chercheur (ou son conjoint ou ses enfants à charge) détient une participation (p. ex., stock, option d’achat d’actions, ou autre participation); (iii) Droits et intérêts de propriété intellectuelle (p. ex., brevets, droits d’auteur), à la réception de revenus liés à ces droits et intérêts.

(2) Les Chercheurs doivent également divulguer l’occurrence de tout déplacement remboursé ou commandité (c.-à-d., qui est payée au nom du chercheur et qui n’est pas remboursée au chercheur afin que la valeur monétaire exacte ne soit pas facilement disponible) liée à ses responsabilités BATO qui ne sont pas autrement divulguées dans les divulgations actuelles et en attente ou d’autres divulgations de soutien, à condition que cette exigence de divulgation ne s’applique pas aux voyages remboursés ou parrainés par un gouvernement fédéral, état, ou un organisme gouvernemental local des États-Unis. Les détails de cette divulgation doivent inclure, au minimum, l’objectif du voyage, l’identité du promoteur/organisateur, la destination et la durée. Conformément à la présente Politique, le ou les représentants désignés de BATO détermineront si des renseignements supplémentaires sont nécessaires, y compris une détermination ou une divulgation de la valeur monétaire, afin de déterminer si le voyage constitue un FCOI avec le projet financé en vertu de la récompense du DOE.

(3) Le terme « intérêt financier important » ne comprend pas les types d’intérêts financiers suivants : salaire, redevances, ou toute autre rémunération payée par BATO au Chercheur si le Chercheur est actuellement employé ou autrement nommé par BATO, y compris les droits de propriété intellectuelle cédés à BATO et les accords de partage des redevances liées à ces droits; toute participation dans BATO détenue par le Chercheur; le revenu provenant des instruments de placement, comme les fonds communs de placement et les comptes de retraite, tant que le Chercheur ne contrôle pas directement les décisions d’investissement prises dans ces véhicules; les revenus des séminaires, conférences, ou des engagements d’enseignement parrainés par un gouvernement fédéral, état, ou un organisme gouvernemental local des États-Unis, une institution nationale d’enseignement supérieur, ou un institut de recherche national affilié à un établissement d’enseignement supérieur national; ou le revenu de service des comités consultatifs ou des comités d’examen pour un état, ou un organisme gouvernemental local des États-Unis, une institution nationale d’enseignement supérieur, ou un institut de recherche national affilié à un établissement d’enseignement supérieur national.

Programme de recherche sur l’innovation des petites entreprises (SBIR) et Programme de transfert de technologie des petites entreprises (STTR) désignent les programmes de recherche extramuraux pour les petites entreprises qui sont gérés par le Bureau des sciences du DOE et l’Agence des projets de recherche avancés en énergie et certains autres organismes fédéraux en vertu du droit public 97-219, de la Loi sur le développement de l’innovation des petites entreprises, telle que modifiée, et du droit public 102-564.

Sous-bénéficiaire désigne une entité, habituellement, mais sans s’y limiter, des entités non fédérales, qui reçoit une sous-attribution d’une entité intermédiaire pour effectuer une partie d’une attribution fédérale, mais n’inclut pas une personne qui est bénéficiaire d’une telle attribution. Un sous-bénéficiaire peut également être bénéficiaire d’autres prix fédéraux directement d’une agence d’attribution fédérale.